journal du groupe séquences
20 juin 2019

Dématérialisation de vos bulletins de paie : 7 raisons de franchir le cap

Dans un contexte de simplification des processus en entreprise et de préservation de l’environnement, la dématérialisation des documents devient aujourd’hui un sujet incontournable.

À travers notre partenaire Konica Minolta, leader sur le marché des systèmes d’impression, et Open Bee, n°1 français de la GED (Gestion électronique de documents), nous vous proposons la possibilité d’automatiser vos processus grâce à la mise en place de solutions de BPE (bulletins de paie électroniques). Nos outils peuvent également vous permettre de mettre en place des formulaires électroniques pour la gestion des documents de congés par exemple.


50% d’économie générée par salarié en passant au bulletin de paie électronique

Si vous n’avez pas encore franchi le cap, vous avez 6 bonnes raisons de passer à la dématérialisation de vos bulletins de paie !

 

1- Gains financiers

Avec l’élimination du papier, des cartouches d’encre mais aussi des frais liés à l’envoi des bulletins de paie, le retour sur investissement est rapide quand il s’agit de passer à la dématérialisation.

 

2- Sécurité et certification

La plateforme en ligne est entièrement sécurisée et certifiée. Ainsi, les bulletins de paie sont déposés et archivés dans des espaces sécurisés de conservation individuels.
Conformément à la législation, l’employeur doit garantir la disponibilité du bulletin de paie dématérialisé pendant 50 ans ou jusqu’au 75 ans du salarié. Vous êtes ainsi en total conformité.

 

3- Traçabilité des données

Les échanges entre l’employeur et l’employé sont tracés. La date de remise est donc garantie. De plus, les risques de falsification du bulletin de paie sont limités puisque le document est scellé par l’employeur et non modifiable.

 

4- Amélioration des processus et de la productivité

La dématérialisation des bulletins de paie permet un gain de temps considérable pour les ressources humaines. En s’affranchissant des tâches chronophages (impression, mise sous pli, distribution), les équipes RH peuvent se consacrer davantage aux tâches à plus fortes valeurs ajoutées.


80% de gain de temps en moyenne pour les ressources humaines

5- Démarche écoresponsable

Dans un souci environnemental, adopter une démarche écoresponsable est aujourd’hui fondamental. Si les gains sont notamment financiers en optant pour le zéro papier, l’entreprise œuvre aussi pour la préservation de l’environnement.

 

6- Accessibilité aux bulletins à distance

La numérisation des fiches de paie permet aux salariés d’avoir accès à ses données à distance et à tout moment. De plus, outre le bulletin de paie, il est également possible de mettre à disposition des salariés tous les documents liés au contrat et à la vie en entreprise : contrat de travail, avenant, accord de congés etc.

Le salarié n’a plus à craindre la perte de son bulletin de paie, il est entièrement autonome pour accéder à son espace personnel.

 

7- Un outil de conformité au RGPD

Dans le cadre du Règlement Général sur la Protection des Données, une entreprise a l’obligation de mettre à disposition du salarié, sur simple demande, toutes les informations le concernant. De ce fait, le passage à la dématérialisation permet à l’employeur de centraliser toutes les informations du salarié mais également de pouvoir supprimer des documents très facilement.

D’ici 2020, 50% des entreprises auront franchi le cap de la dématérialisation des bulletins de paie ! Pourquoi pas vous ?

Le Groupe Séquences, acteur majeur en transformation numérique en Nouvelle-Aquitaine et Occitanie vous accompagne dans votre passage à la dématérialisation.

 

Suivez-nous sur Linkedin

Social Wall

Retrouvez les dernières publications Facebook du Groupe Séquences et de ses agences.